Virtuelle Events - wenn Bassum zum Nabel der Welt wird

Virtuelle Events - wenn Bassum zum Nabel der Welt wird

Auch wenn ich für den Berliner PR-Ableger von VideoART arbeite, kenne ich die niedersächsische Kleinstadt Bassum ganz gut. So konnte ich die Stiftskirche und die Freudenburg erkunden und einen schönen Urlaub auf einem Bauernhof in Osterbinde verbringen. Nun vermutet man nicht zwingend, dass in einer knapp 16.000 Einwohner großen Stadt ein europäischer Marktführer sitzt, der seine Spuren in der ganzen Welt hinterlässt. VideoART ist gemeinsam mit der Schwesterfirma Logi-Vent der der größte Anbieter von virtuellen Events im Bereich der Medizin-Fortbildung und des Medizin-Marketings. Unser Know-how lässt sich aber problemlos auf alle anderen Branchen übertragen. Dies zeigt auch ein Blick hinter die Kulissen am letzten Wochenende.

12 Events, 40 Mitarbeiter, ein Wochenende

Das letzte Wochenende war schon etwas Besonderes. Auf der Agenda standen 12 digitale, zum Teil parallel laufende Veranstaltungen, die Tausende Teilnehmer von Australien und Indien über Südafrika und den USA bis hin nach Europa erreichten. 40 Mitarbeiter sorgten für den reibungslosen Ablauf der virtuellen Events, entweder in den digitalen Schaltzentralen oder vor Ort beim Abfilmen von Vorträgen oder Live-Demonstrationen in den Kliniken. „Das war ein echter Kraftakt. Ich bin stolz, mit wie viel Engagement und Herzblut unsere Teams das über die Bühne gebracht haben“, meint unser Geschäftsführer Michael Gillner. „Das macht uns so schnell keiner nach.“

Da war beispielsweise der virtuelle World Congress der Fachgesellschaft Dermatologic & Aesthetic Surgery International League (DASIL), die Dermatologen und Ästhetische Chirurgen über die Ländergrenzen hinweg vernetzt. Mit über 1.000 Teilnehmern verbuchte die DASIL einen neuen Teilnehmerrekord. Die Besucher hatten die Möglichkeit sich Live-Vorträge von Experten aus dem Bereich der Dermatologie und der ästhetischen Medizin anzusehen und per Chat Fragen einzureichen. Dazu kamen Video-Diskussionen oder niederschwellige Angebote wie Networking Lounges oder Engagement-Formate wie eine Social Media-Booth, in der Nutzer Inhalte für soziale Netzwerke wie Instagram erstellen konnten. Selbstverständlich gab es auch eine Gelegenheit für die Sponsoren, sich zu präsentieren. Auf der virtuellen Industrieausstellung konnten sich Teilnehmer mit den Industriepartnern austauschen und sich über deren Angebotspalette informieren.

Ein Screenshot der virtuellen Industrieaufstellung auf der DASIL.

„Thank you Logi-Vent! They are the greatest across the globe at running virtual meetings!”, lobte DASIL-Board-Member, Dr. Michael H. Gold, unsere Leistung entsprechend. Ein wunderbares Kompliment von einem international renommierten Mediziner und für uns ein Ansporn noch viel besser zu werden.

Da virtuelle Events die physischen und geografischen Grenzen außer Kraft setzen, konnten bis dato alle unsere Kunden ihre Reichweite durch den Wechsel von Präsenzveranstaltung zu virtuellen Veranstaltungen steigern. Trotzdem vermissen viele virtuelle Teilnehmer den persönlichen Kontakt, der auf der virtuellen Kongressplattform in Form von Video-Chats oder in der Networking Lounge stattfindet. Deswegen erfreuen sich gerade hybride Events großer Beliebtheit, da dieses Format sowohl ein Besuch vor Ort als auch eine Teilnahme an der virtuellen Konferenz zulässt. Mit med.HYB haben wir auch hier ein Produkt am Markt, dass das Beste aus virtuellem und physischem Event verbindet – ausgefeiltes Hygiene- und Sicherheitskonzept inklusive.

Vorstandswahl per Mausklick

Als eine auf den Healthcare-Bereich spezialisierte Agentur betreuen wir viele medizinische Fachgesellschaften. Seit dem Ausbruch des Corona-Virus stehen diese vor der Herausforderung, trotzdem ihre turnusmäßigen Wahlen durchzuführen. Doch wie schafft man es, eine Mitgliederversammlung samt geheimer Abstimmung virtuell abzuhalten? Den gesetzlichen Rahmen schafften Bundesrat und Bundestag Ende März 2020. Ein neues Gesetz erlaubt es nun, Versammlungen auch virtuell stattfinden zu lassen.

Als Dienstleister wird VideoART damit beauftragt, für den reibungslosen technischen Ablauf der virtuellen Versammlung zu sorgen. Um den Datenschutz zu gewährleisten, werden die Mitglieder mit einem individuellen Link eingeladen. Per Videoübertragung können die Teilnehmer dann den Wortbeiträgen folgen und sich, sofern sie etwas sagen wollen, auf die virtuelle Redeliste setzen lassen. Durch die Einbindung eines Live-Voting-Tools kann dann über bestimmte Punkte auf der Agenda abgestimmt werden.

Warum wir DER Marktführer sind

Viele Unternehmen tummeln sich auf dem Markt der virtuellen Veranstaltungen. Es gibt allerdings sehr, sehr wenige, die alles aus einer Hand anbieten können. Oder um es mit den Worten unseres Geschäftsführers Michael Gillner zu sagen: „Mit unserem Leistungsspektrum sind wir europaweit einzigartig. Keine andere Agentur kann Veranstaltungen in dieser Tiefe und Komplexität abbilden.“

Das fängt an mit dem Referenten-, Teilnehmer- und Sponsorenmanagement an, geht über das technische Aufsetzen des Events bis hin zu Lernplattformen, die im Nachgang bereitgestellt werden.

Die Beantragung von Fortbildungspunkten bei der Ärztekammer gehört ebenso zu unserer Expertise wie die Einhaltung der Corporate Design-Richtlinien in der Außendarstellung.

Dazu kommen auf Anfrage sämtliche Marketing-Maßnahmen wie Grafikleistungen, Online-Marketing und PR, die helfen, im Vorfeld die größtmögliche Reichweite für jedes Event zu erzielen.

Wichtig für ein perfekt umgesetztes virtuelles Event ist es, genügend Vorlaufzeit einzuplanen. Wer eine Veranstaltung im Frühjahr 2021 anvisiert, sollte bereits jetzt Kontakt zu seinem Dienstleister des Vertrauens aufnehmen. Oder Sie fragen einfach uns!

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