„Sie wissen ja, was ich meine, da kommt schon was Gutes dabei raus, MfG.“
Dies ist eines der Dinge, die einem im Agenturleben häufig gesagt werden und die für Missverständnisse sorgen. Nach dem Prinzip „Try & Error“ werden häufig Briefings geschrieben und Aufträge erteilt. Diese sind dann oft schwammig, falsch oder beinhalten Sprachbarrieren und Verständnisprobleme. Das ist aber häufig nicht die Schuld des Kunden oder unsere, sondern es liegt am fehlenden Wissen über gute Briefings. Denn dieses ist nicht nur ein kurzer Umriss eines zu erledigenden Auftrags für uns, sondern beinhaltet wertvolle Informationen für das angestrebte Projekt.
Aber worauf kommt es dabei an? Was bedeutet ein gutes Briefing? Wir stellen einfache Schritte vor, die ein Briefing zu einem gutem machen, und mit dem wir sicherstellen können, dass alle Erwartungen erfüllt werden können.
1. Der Kunde
Es ist wichtig, dass Ihr Euch uns vorstellt. Seid Ihr bei uns in der Nähe? Dann kommt doch gerne bei uns vorbei, oder ladet uns ein. Wir möchten Euch – den Kunden – so gut es geht kennenlernen und dazu gehört auch das Gelände, die Produktion oder das Büro. So können wir uns einen Eindruck verschaffen und Euch besser einschätzen. Seid Ihr nicht in der Nähe ansässig, schauen wir trotzdem gerne vorbei. Da wir uns sowohl national als auch international bewegen, lassen sich viele Dinge miteinander verbinden. Meeting vor Mails!
Sollte es dennoch bei einer Mail oder einem Telefonat mit uns bleiben, stellt Euch doch so gut es geht bei uns vor. In welcher Branche bewegt Ihr Euch, was zeichnet Euch aus und was ist Euch besonders wichtig. Je näher wir Euch kennenlernen dürfen, desto besser! Dazu gehört auch manchmal die Geschichte des Unternehmens oder die aktuelle Marktsituation und die Wettbewerber. Haben wir einen konkreten Ansprechpartner bei Euch, lässt sich auf dem kurzen Wege schnell und effizient arbeiten. Und das natürlich auch bei uns: ein Ansprechpartner für alles – aus einer Hand.
2. Das Projekt
Was dürfen wir für Euch tun? Gebt uns eine Projektbeschreibung und die Kernbotschaft, die das Projekt transportieren soll. Wenn ihr Euch nicht optimal mit dem Thema auskennt, macht das gar nichts – denn dafür gibt es uns! Wir können das Projekt in Euer Unternehmen einbetten und eventuelle Zusatzoptionen, die gut zusammenwirken, vorschlagen – crossmediales Know-how! Sofern Ihr Rahmenbedingungen des Projekts habt, beschreibt diese und nennt uns Eure Inspiration dazu.
3. Wohin soll die Reise gehen?
Die Maßnahmen und Aktivitäten sollen natürlich auch da landen, wo sie hinsollen. Dazu müssen wir die konkrete Zielgruppe erfahren oder gemeinsam ausarbeiten. Denn Ihr müsst da sein, wo Eure Zielgruppe sich bewegt, diese gezielt ansprechen und für Euch gewinnen. Nur so erreicht Ihr Eure Ziele. Und genau diese Ziele müssen nicht schwammig formuliert, sondern operationalisiert und terminiert werden. Nur so können wir gemeinsam den Erfolg messen und aus allen Maßnahmen lernen.
4. Timing und Budget
Das Projekt soll natürlich realistisch und auf Grundlage Eurer Ressourcen geplant werden. Und das nicht nur für Euch, sondern auch für uns. Anhand unserer Kapazitäten können wir eine realistische Einschätzung geben, wie lange das Projekt dauern wird. Aber Ihr habt ein Event oder eine wichtige Deadline? Nennt uns genaue Termine und das dazu gehörige Budget. Denn nichts soll für uns oder für Euch den Rahmen sprengen. So lässt sich mit vorhandenen Ressourcen der größtmögliche Erfolg rausholen.
5. Besonderheiten
Ausnahmen bestätigen die Regel! Nicht immer ist ein Projekt in wenige Worte zu fassen. Gibt es Besonderheiten am Produkt, Projekt oder Kunden? Nennt uns Dinge, auf die wir in jedem Fall achten sollten, was Euch wichtig ist oder worauf Ihr Euch fokussieren möchtet.
6. CI / Vorhandene Arbeiten und Erfolge
Natürlich erstellen wir gerne neues Material oder gar ein neues CI. Sollte dies jedoch alles vorliegen, stellt uns so viel wie nur möglich zur Verfügung. Wir halten uns exakt an die Leitlinien und Grundsätze des Unternehmens, damit alle Aktionen und Maßnahmen zu Euch passen und den gewünschten Wiedererkennungswert aufweisen. Sollte eine kleine Modernisierung von Nöten sein, ist dies kein Problem und manchmal mit kleinen Handgriffen zu erledigen. Wir arbeiten mit allen Ressourcen, die uns zur Verfügung stehen. Es ist auch schön für uns zu sehen, was Ihr neben den geplanten Aktionen noch unternehmt. Da alle crossmedialen Maßnahmen zueinander passen sollten, ist die Nutzung von anderen Marketing-Kanälen für uns wichtig. Wir sollten also wissen, welche Kanäle wie bereits bespielt wurden oder gerade werden, und zu welchem Erfolg diese geführt haben.
Ich habe mein Briefing vollständig – und nun?
Ist das Briefing vollständig und wir durften Euch ausgiebig kennenlernen, beginnt unsere Arbeit. Denn nun recherchieren wir, halten interne Rücksprachen und planen Euer Projekt. Ihr bekommt alle Kosten, die auf Euch zukommen von uns und werdet auf dem Laufenden gehalten. Der Prozess ist keine One-Way-Kommunikation. Ein erfolgreiches Projekt lebt von Austausch, Kritik und Analyse.
Und? Das nächste Projekt schon im Kopf? Wir sind bereit!
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